Atelier : dématérialisation du Service Clients
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Depuis le 1er janvier 2020 , les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique. L’ordonnance du 15 septembre 2021 (Journal Officiel du 16 septembre 2021) définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France.
Atelier présenté par Astrid SMITS
Les obligations de facturation électronique seront imposées :
- à compter du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis
- à compter du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises
- à compter du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire
- à compter du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.
Plus d’informations sur www.economie.gouv.fr/generalisation-facturation-electronique-entreprises#
Les enjeux pour le service clients
Tout ou partie de la chaine documentaire peut se dématérialiser :
DEVIS/REPONSE AU MARCHE > A/R COMMANDE > BL > FACTURE > RELANCE DE PAIEMENT
Les intérêts sont multiples :
- Accéder à des marchés dématérialisés (en utilisant le Document Unique de Marché Européen et les plateformes publiques européennes)
- Fluidifier l’envoi des documents vers les clients
- Limiter les tâches sans valeur ajoutée pour vos équipes
- Limiter les coûts d’envoi postaux et autres coûts masqués
Choisir les bons outils
Différents outils peuvent être utilisés pour les réponses aux marchés publics et privés :
- La veille dématérialisée : alertes via le BOAMP ou des veilles privées (ex.: Wanao, DoubleTrade, etc...)
- Certificat de signature électronique (CSE) permettant de répondre aux marchés publics en France ou en Europe (ex.: Certinomis)
- Système de validations avec différents niveaux de signatures électroniques (ex.: DocuSign, Yousign)
Différentes options selon chaque budget :
- Dépôt manuel des factures (non recommandé car trop chronophage et risque de décalage de trésorerie
- Dépôt semi-automatique en format .csv (demandé par certaines plateformes privées type Ariba, Tungsten, Coupa, etc...)
- L’Echange de Données Informatisées (EDI) : permet d’interconnecter son ERP pour plus d’efficacité
Dans le cas des deux dernières options, le recours à un prestataire spécialisé est quasi-obligatoire. Il faut penser à anticiper l’évolution internationale réglementaire et choisir si possible un prestataire reconnu et stable dans la durée.
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